Aanpak ' The way of managing life '

De opbouw van het model “The way of managing life” is dat de bedrijfsfilosofie van TQM (Total Quality Management) wordt toegepast, ingebed in de Deming cirkel (PDCA: William Edwards Deming).  

TQM is de juiste dingen van de eerste keer goed doen en dat telkens weer, om alle belanghebbenden op een zo efficiënt mogelijke manier tevreden te stellen, zodat de organisatie tijd bespaart op correcties, mislukkingen zoveel mogelijk vermijdt en een goede dienstverlening verzekerd.

Deming cirkel PDCA is gebaseerd op de veronderstelling dat aan de basis van elk proces een regelkring ligt waarin permanent wordt bewaakt of het beoogde resultaat ook daadwerkelijk bereikt wordt. Het is een methode om veranderingen door te voeren door een plan van aanpak te hebben voor het invoeren van de verandering (plan), de implementatie van de verandering te testen (do), te evalueren of de ingevoerde verandering ook daadwerkelijk leidt tot een verbetering (check) en zo nodig de verandering bij te stellen (act).  

Om TQM en PDCA te realiseren zijn 8 onontbeerlijke stappen vereist. EHBM heeft niet de pretentie te beweren dat een nieuw managementwiel is uitgevonden, maar dat door haar pragmatische aanpak het gebruik van eigen ontwikkelde concepten het managen makkelijker en resultaatgerichter wordt.

Om TQM en PDCA te realiseren zijn 8 onontbeerlijke stappen vereist.  

Door het uitvoeren van een zelf-evaluatie door sleutelfiguren binnen de eigen organisatie/onderneming wordt, aan de hand van een sterkte-zwakte analyse, een discussie op gang gebracht die toelaat op een snelle en gestructureerde wijze strategische verbeterpunten te bepalen. Na de uitvoering van deze stap heeft men een gestructureerde leidraad om doorheen de hele organisatie een groeiproces op gang te brengen. Het groeiproces zal erin bestaan wat de organisatie kan en zal doen om betere resultaten te bekomen.

Stap 2: Beleidsontwikkeling

Met behulp van de in fase 1 geselecteerde strategische verbeterpunten wordt een gestructureerd strategisch plan (beleidsplan) opgesteld voor de organisatie / onderneming / afdeling. Dit plan wordt in fase 7 als leidraad gebruikt om gestructureerd verantwoording af te leggen aan de shareholders.

Stap 3: Projecten

De in fase 2 bepaalde strategische en operationele doelen worden indien noodzakelijk projectmatig uitgewerkt en uitgevoerd. In alle mogelijke vormen worden projecten of plannen uitgewerkt zoals o.a. het ontwikkelen van een crisisplan; businessplan; nieuwe producten; kwaliteitsverbetering invoeren; veiligheidsaspecten verbeteren, intern functioneren optimaliseren, interne en externe communicatie verbeteren...

Stap 4: Organisatiecultuur

De identiteit van een organisatie wordt niet enkel bepaald door de output die zij levert, maar eveneens voor een groot deel door de organisatiecultuur. Dit heeft betrekking op elementen als managementstijl, conflictoplossing, controlesystemen, interpretatie van gezagslijnen en kan zich uiten in kleine rituelen, materiële symbolen en gebruik van taal. Cultuurverschillen vormen de grootste hinderpalen voor een goede verstandhouding en dus van een goede samenwerking. De boodschap is het creëren van een goede organisatiecultuur waarbij iedereen zich goed in zijn vel voelt (teamwork, teambuilding) en waarbij uitstraling en rendement positieve performantie weergeven (link naar fase 2 en 3).

Stap 5: Creëer evenwicht in organisatorische en persoonlijke ambities

De organisatiecultuur (fase 4) onderbouwen wordt mede gerealiseerd door het creëren van een gezond evenwicht tussen enerzijds organisatorische en anderzijds persoonlijke doelen. De beste balans kan gecreëerd worden wanneer de ontwikkeling van binnenuit komt, waarbij verantwoordelijkheid wordt genomen en waarbij rekening wordt gehouden met kwaliteiten van anderen. Dit moet in de praktijk niet zoveel tijd in beslag nemen, andere ingewikkelde en tijdrovende methodieken zullen je ervan weerhouden dit toe te passen. Het is evenwel een KSF die het succes van een organisatie mee helpt bepalen. "Personal & Mental coaching" is een hoeksteen om dit te realiseren.

Stap 6: Opvolging

Om een degelijke opvolging te kunnen verzekeren zijn een aantal sleutelindicatoren nodig die voortdurend een stand van zaken geven over de voortgang. Hiervoor kunnen verschillende systemen worden gehanteerd (stuurborden of BSC). De ingewikkeldheid en de doorzichtigheid heb jezelf in de hand. Hoe eenvoudiger en transparanter dit wordt gecreëerd, hoe makkelijker een draagvlak wordt gecreëerd. Het gebruiken van te ingewikkelde systemen is vragen om weerstanden, en daarbij kost het veel geld en capaciteitsinzet.

Stap 7: Evaluatie

Het gebeurt spijtig genoeg nog te vaak dat kansen om te leren gemist worden. Zelfs al gaat het om een éénmalige actie, uit een goede evaluatie komt informatie die bruikbaar is bij de verdere ontwikkeling van de organisatie. Zo is de evaluatie een belangrijke bron van informatie over de nood aan verdere acties op welbepaalde domeinen. De evaluatie kan op zijn beurt inspiratie opleveren om methodieken te optimaliseren. Bij een goede evaluatie mag men niet alleen terugblikken, ze moet ook een springveer zijn naar wat nog komen moet. Het vraagt wat tijd en een extra inspanning, maar op lange termijn maakt het de werking gemakkelijker en zal het de organisatie strategisch zeker ten goede komen. Een aantal malen per jaar checkt men de evolutie in de werkomgeving en hoe de prestaties verlopen. Als leidraad wordt het strategisch plan (beleidsplan) gehanteerd zoals uitgewerkt in fase 2.

Stap 8: Reengineering

Een gestructureerd herstructureringsplan of ontwerp voorbereiden en opstellen voor een nieuw op te richten unit / afdeling is geen hapklare klus. Op pragmatische wijze wordt hieraan invulling gegeven zodat de opdrachtgever na het lezen van het ontwerp een duidelijk toekomstperspectief heeft van de unit / afdeling, en welke kosten en baten er verwacht worden van de nieuwe oriëntering. 

Het model “The way of managing life” is het toepassen van TQM en PDCA in een regelkring van 8 opeenvolgende stappen met elk hun specifieke taken en doelen.

Voor meer informatie kan u ons vrijblijvend contacteren.